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关于做好2013年度档案归档工作的通知

来源:档案办公室 发布时间:2014-04-07

各系、部、处、室:
  为进一步加强学院档案工作的制度化、规范化、信息化建设,确保学院档案材料的系统、完整、准确,现将2013年度档案归档和移交工作有关事项通知如下:
  一、归档范围
  年度本部门形成的具有保存价值的各类纸质、电子、图表、声像、实物等材料,具体归档范围参照《学院档案归档范围和保管期限》(石邮院(2010)261号)。
  二、归档要求
  1.各部门要充分认识档案材料对如实记录、反映学院发展历史进程的重要作用,认真做好本部门的档案工作。兼职档案员要切实履行职责,做好本部门归档材料的收集、整理与移交工作,保证归档文件材料完整、齐全,并按时移交。
  2.归档文件的整理请参照《石家庄邮电职业技术学院归档文件整理实施细则》(石邮院〔2010〕262号)的具体要求整理。
  3.凡产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料。
  4.归档的文件材料(包括纸质材料和相应的声像、电子、实物等)要收集齐全、完整。对于纸质材料,要做到逐卷(件)检查,不缺页、漏项,其中需永久性保管的材料不可缺损;对于声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物,并随纸质文件材料一同归档;对于电子文档(非涉密文件)要同步上传至学院档案管理系统。
  5.各部门2013年度新闻信息要汇总编辑成册,以“×××××(部门)新闻集”为题目录入系统。
  三、档案移交要求
  1.各部门要认真填写《石家庄邮电职业技术学院档案材料交接登记表》(一式两份),由所在部门主要负责人签字或加盖部门印章, 移交档案人员和接收档案人员各执一份存查。
  2.移交档案时,交接双方当面检查,按归档要求进行验收,验收合格后方可办理移交手续。

石家庄邮电职业技术学院公文档案办公室